職場が変わってから、毎週しっかりとしたウィークリーミーティングに参加している。博士課程時代に、グズな指導教官の対応に時間を費やしていたのが、まるで遠い昔のことのように感じる。
思い出すだけで (。-`ω-) 心がざわつく...
さて、ウィークリーミーティングについて、続きを書いてみる。
【事前準備と議事録】
共有フォルダにはミーティングシートが作成されており、そこにはボス、ポスドク3名、研究員1名の名前がヘディングとして記載されている。
各自が自分の欄に、プロジェクトごとの進捗や次のステップを箇条書きや短文で記入し、それを基にミーティングに臨む。ノートに基づき、各自が1週間の成果を説明する形式だ。
実は、ミーティングノートの準備自体はそれほど大変ではない。研究員のSちゃんが、前日に前回のミーティングシートをコピーしてくれるので、当日の朝に前回の内容を少し更新するだけで済む。進捗がない項目がある場合は「No update」と書くだけでOK。最近は15分もあればこの作業は完了する。
【ミーティング中の議事録】
ミーティング中は、研究員Sちゃんがチームの秘書的役割を担い、全員の議事録を作成してくれるのが非常にありがたい。
発表者が話す内容を、それぞれの発表者の枠に議事録として記録してくれるため、私はミーティング後に必ずそれを確認するようにしている。ボスの指示の解釈に誤りがないか、聞き逃していないか確認するためだ。過去には、自分がまったく把握していない内容が議事録に書かれていたり、A案で進むと思っていたら、議事録にはB案と記されていて驚いたことも何度かある笑笑。
Sちゃんが書いてくれる議事録の内容は、次回のミーティングに役立てられる。ただし、あくまでもメモなので、次回の議事録を書く際には大半を削除し、必要なポイントだけピックアップして加えている。
最近の私の一番の悩みは、Sちゃんがもうすぐ産休に入ること。Sちゃんなしではボスの英語が理解できない。ボスの英語は超ハイスピード。オーストラリアなまりがどうのではなくとにかく早い。セミナーでチェアーしている時以外は早すぎてほぼ聞こえない。
SちゃんがいないときはNちゃんが代わりに議事録を書いてくれることもあるが、ボスの話だけ記録し、他の研究員の箇所は書いてくれない。「あなたローカルなんだから、それくらいやってよね」と思わずにはいられない笑。
【発表】
ミーティングノートをもとに各自が発表するスタイルだが、私の役割は主に解析なので、基本的には別途用意した資料を使ってデータを見せている。私にとって、ミーティングノートは今から見せるデータの「見出し」のような役割を果たしている。「○○をやりました」「××をやりました」「今日はこのデータをお見せします」という感じだ。
言うまでもなく、解析結果を取りまとめるのは毎回大変だ。最初の頃は、ミーティングで見せる資料の準備に1日かかっていた。しかし、試行錯誤の末、解析の仕事と並行してミーティングの準備も進めることが重要だと気づいた。解析途中のデータをわざわざミーティング用に保存したり作成したりする手間を省くことが大切だ。データによっては、Jupyter Notebookのスクリーンショットを貼り付けて済ませることも多くなった。最終的な解析結果ではないため、ウィークリーミーティングの資料にこだわりすぎないことが重要だと感じている。ただし、ウィークリーミーティングでの評価が自分の成果に直結するため、ないがしろにできないのも事実だ。
【形式】
最後にお気づきの方もいるかもしれないが、現ボスは自分のチームのミーティングを基本的に対面で行う。そもそも、用事がある日を除き、オフィスでの仕事が基本だ。ボスはチームの結束力を高めるには、オンラインではなく対面でのやりとりが重要だと考えているようで、私もそれに共感できる。前プロジェクトでは、同じビル内にいながらもすべてZoomで済ませていたため、明らかにコミュニケーション不足だった。一方、ボスは自分のオフィスで1日の大半をZoomミーティングに費やしているという現実もある笑。偉い人はどこの国でも基本的にミーティング中心なのだろう笑。
長くなったので、おしまい。これでミーティングネタは一旦終わりにします。
では。
